إستيراد البيانات
تتيح لك أداة استيراد البيانات في ERPNext استيراد السجلات من ملفات إكسل أو ملفات CSV.
تعد أداة استيراد البيانات وسيلة سهلة لرفع أو تعديل البيانات بكميات كبيرة (خاصة البيانات الرئيسية) في النظام.
لبدء استيراد البيانات، انتقل إلى:
الصفحة الرئيسية > الأدوات > استيراد البيانات
أو انتقل إلى نوع المستند الذي تريد استيراده وانقر على القائمة > استيراد:
قبل استخدام أداة استيراد البيانات، تأكد من أن جميع بياناتك جاهزة.
إدخال سجلات جديدة
لنفترض أنك تريد استيراد قائمة العملاء من نظامك القديم إلى ERPNext. الخطوة الأولى هي تحميل قالب يمكننا إدخال بياناتنا فيه.
تحميل القالب
- انتقل إلى قائمة العملاء، وانقر على القائمة > استيراد. ثم انقر على جديد.
- اختر نوع الاستيراد كـ "إدخال سجلات جديدة".
- انقر على حفظ.
- الآن، انقر على تحميل القالب.
- عند إدخال سجلات جديدة، يجب أن يكون القالب فارغاً. إذا كان لديك عدد قليل من العملاء في نظامك، يمكنك اختيار نوع التصدير كـ "5 سجلات" لرؤية التنسيق الذي يجب عليك إدخال البيانات به في القالب.
- اختر نوع ملف قالب التصدير.
- اختر الحقول التي تريد تعبئتها كبيانات للعميل.
- انقر على تصدير.
إدخال البيانات في القالب
سيبدو القالب الذي تم تحميله كالتالي:
افتح القالب الذي تم تحميله في تطبيق جداول بيانات (مثل إكسل) وأدخل البيانات أسفل عناوين الأعمدة الموضحة كما يلي:
الآن، احفظ القالب كملف إكسل أو ملف CSV.
يمكنك ترك عمود المعرف فارغاً عند إدراج سجلات جديدة.
عند استيراد هذا القالب، سيشكل كل صف سجلاً لعميل جديد في النظام.
استيراد القالب
- بعد تحديث ملف القالب الخاص بك، ارجع إلى شاشة استيراد البيانات وأرفق الملف بالنقر على زر إرفاق.
- اختر ملف القالب وانقر على رفع.
- بعد نجاح عملية الرفع، انقر على بدء الاستيراد.
بمجرد رفع القالب، يقوم النظام بالتحقق من صحتها ويعرض النتيجة على الشاشة قبل استيراد البيانات.
إذا كانت هناك أي أخطاء في القالب الخاص بك، فسيتم عرضها في قسم التحذيرات. سيتم تصنيف التحذيرات حسب الصف أو العمود مع ذكر رقمها لسهولة تتبعها وحلها. يجب عليك حل جميع التحذيرات قبل التمكن من استيراد البيانات.
بعد حل التحذيرات، انقر على بدء الاستيراد مرة أخرى. عند نجاح الاستيراد، سترى سجلاً لكل سجل تم إنشاؤه في قسم سجل الاستيراد.
تحديث السجلات الموجودة
لنفترض أنك تريد تحديث بيانات العملاء بشكل جماعي في نظامك. الخطوة الأولى هي تحميل النموذج مع البيانات الموجودة.
تحميل النموذج
- انتقل إلى قائمة العملاء، وانقر على القائمة > استيراد. انقر على جديد.
- اختر نوع الاستيراد كـ "تحديث سجلات موجودة".
- انقر على حفظ.
- الآن، انقر على تحميل القالب.
- عند تحديث السجلات الموجودة، يجب تصدير السجلات من النظام مع عمود "المعرف" والحقول التي تريد تحديثها. يمكنك اختيار "كافة السجلات" أو "سجلات مصفاة (مفلترة)" حسب حالتك.
- اختر الحقول التي تريد تحديثها لسجلات العملاء.
- انقر على تصدير.
تحديث البيانات في القالب
سيبدو القالب الذي تم تحميله كالتالي:
الآن، قم بتغيير القيم في القالب واحفظ الملف كملف إكسل أو ملف CSV.
عند تصدير السجلات لتحديثها، تأكد من تصدير عمود المعرف وعدم المساس به. تُستخدم القيم الموجودة في عمود المعرف لتحديد السجلات في النظام. يمكنك تحديث القيم في الأعمدة الأخرى ولكن ليس في عمود المعرف. إذا قمت بإزالة صف من جدول فرعي، فسيعتبر النظام أن هذا الصف من المفترض حذفه.
استيراد القالب
اتبع الخطوات الموضحة في قسم "استيراد القالب" أعلاه.
استيراد السجلات الفرعية
يتم تخزين البيانات في ERPNext في جداول تشبه جداول البيانات مع أعمدة وصفوف. كل مستند مثل "أمر البيع" تحتوي على حقول متعددة مثل العميل والشركة، كما تحتوي أيضاً على جداول مثل جدول الأصناف وجدول الضرائب. في أداة استيراد البيانات، تُعامل مجموعة الحقول في "أمر البيع" كجدول رئيسي، وتُعامل الصفوف داخل الجدول الفرعي (جدول الأصناف) كجدول فرعي لاستيراد البيانات.
يمكن أن يرتبط كل مستند في ERPNext بعدة جداول فرعية. ترتبط الجداول الفرعية بالجداول الرئيسية وتُستخدم عندما يكون هناك عدة قيم لأي خاصية. على سبيل المثال، يمكن أن يكون للصنف أسعار متعددة، وتحتوي فاتورة البيع على أصناف وضرائب متعددة، وهكذا.
عند تصدير مستند يحتوي على جداول فرعية، سيظهر كل صف فرعي في صف منفصل ولكنه مرتبط بصف رئيسي واحد. ستظل القيم اللاحقة في أعمدة الجدول الرئيسي فارغة. يجب التأكد من عدم كسر هذا الترتيب عند الاستيراد عبر أداة استيراد البيانات.
خيارات الاستيراد
الاستيراد من جداول بيانات جوجل
يمكنك أيضاً استيراد البيانات من جداول بيانات جوجل. قم باستيراد قالبك في جداول بيانات جوجل وأدخل البيانات. تأكد من أن جدول البيانات متاح للعامة. يمكنك اختبار ذلك عن طريق فتح رابط جدول البيانات في نافذة متصفح خفية.
الاعتماد بعد الاستيراد
تنقسم أنواع المستندات في ERPNext بشكل أساسي إلى نوعين: البيانات الرئيسية والمعاملات. البيانات الرئيسية هي سجلات مثل "العميل" و"المهمة" والتي يمكن حفظها فقط ولا يمكن اعتمادها. أما المعاملات مثل "أوامر البيع" و"فواتير الشراء" فهي مستندات قابلة للاعتماد.
عند اختيار نوع مستند قابل للاعتماد للاستيراد، يمكنك تفعيل خيار الاعتماد بعد الاستيراد لاعتماد المستند فور استيراده.
عدم إرسال رسائل البريد الإلكتروني
لنفترض أنك قمت بإنشاء إشعار في نظامك يرسل بريداً إلكترونياً عند إنشاء "عميل محتمل". الآن، إذا كنت تقوم باستيراد عملاء محتملين بالجملة، فسيتم إرسال الكثير من الرسائل، وهو ما قد لا يكون مرغوباً فيه. يمكنك تعطيل هذا الخيار لتجنب إرسال الرسائل أثناء الاستيراد.
ملاحظات إضافية
حد الرفع
لا يوجد حد أقصى صارم لعدد السجلات التي يمكن استيرادها، ولكن يجب عليك محاولة رفع بضعة آلاف من السجلات فقط في المرة الواحدة. استيراد عدد كبير جداً من السجلات (مثلاً 50,000 سجل) قد يؤدي إلى إبطاء النظام بشكل ملحوظ للمستخدمين الآخرين.
ملفات القيم المفصولة بفواصل (CSV)
ملف القيم المفصولة بفواصل هو ملف بيانات يمكنك رفعه إلى ERPNext لتحديث البيانات المختلفة. يمكن حفظ أي ملف جداول بيانات من تطبيقات شهيرة مثل مايكروسوفت إكسل كملف قيم مفصولة بفواصل.
إذا كنت تستخدم مايكروسوفت إكسل وتستخدم أحرفاً غير إنجليزية (مثل العربية)، فتأكد من حفظ ملفك بترميز (UTF-8).
في الإصدارات القديمة من إكسل، قد لا تتوفر طريقة واضحة للحفظ بترميز (UTF-8). لذا، قم بحفظ ملفك كملف قيم مفصولة بفواصل، ثم افتحه باستخدام برنامج "المفكرة"، ثم اختر "حفظ باسم" مع تحديد الترميز كـ (UTF-8). (أو قم بتحديث نسخة الإكسل لديك!).
مواضيع ذات صلة
- أداة استيراد شجرة الحسابات
- تصدير البيانات