توضح هذه الوثيقة السلوك الافتراضي للتعامل مع مدفوعات العملاء الزائدة (المبلغ غير المخصص)، كما تشرح خطوات إعداد النظام لترحيل هذه المبالغ الزائدة تلقائيًا إلى حساب سلف العملاء (التزامات) منفصل.
- السلوك الافتراضي: المبلغ غير المخصص
افتراضيًا، عند إنشاء سند نقدي لعميل وكان المبلغ المدفوع أكبر من إجمالي مبالغ الفواتير المرتبطة به (المبلغ المخصص)، فإن المبلغ الزائد يتم تسجيله على حساب العميل المدين (الذمم المدينة).
كيف يعمل ذلك:
- تخزين المبلغ الزائد: يتم تسجيل الفرق تحت مسمى مبلغ غير مخصص داخل السند النقدي.
- رصيد دائن للعميل: هذا المبلغ غير المخصص يظهر كرصيد دائن في حساب العميل.
- تخصيص مستقبلي: يمكن تخصيص هذا الرصيد تلقائيًا أو يدويًا على فواتير بيع مستقبلية لنفس العميل.
- لا يوجد ترحيل تلقائي للالتزامات: هذا المبلغ لا يُرحَّل تلقائيًا إلى حساب التزامات منفصل.
- الإعداد الخاص بالدفعات المقدمة (حساب التزامات)
إذا كانت إجراءات العمل لديك تتطلب ترحيل المبلغ الزائد مباشرة إلى حساب سلف العملاء (التزامات) بدلًا من بقائه في حساب الذمم المدينة، فيجب تفعيل ميزة تقييد الدفعات المقدمة في حساب منفصل.
خطوات الإعداد المطلوبة:
الخطوة 1: إنشاء حساب سلف العملاء
يجب أولًا إنشاء حساب مخصص من نوع مدين تحت مجموعة الالتزامات.
الخطوة 2: ربط حساب السلف في بيانات الشركة
بعد ذلك، يجب تحديد هذا الحساب في إعدادات الشركة.
- انتقل إلى: الحسابات > الشركة
- اختر شركتك.
- انتقل إلى قسم الحسابات.
- في حقل الدفعات المقدمة اختر حساب سلف العملاء – التزامات الذي أنشأته.
- احفظ التغييرات.
- إنشاء سند نقدي لمعالجة السلفة
بعد إتمام الإعداد، يجب توجيه النظام للتعامل مع الدفع على أنه سلفة وليس ربطه بفاتورة ينتج عنها مبلغ زائد.
الطريقة الموصى بها: سند نقدي منفصل للسلفة
وهي الطريقة الأبسط والأكثر موثوقية.
- انتقل إلى: الحسابات > سند نقدي
- اجعل نوع الدفع: قبض
- اختر العميل.
- أدخل مبلغ السلفة (مثل: 2,500).
- مهم جدًا: لا تقم بربط أي فواتير في جدول التخصيصات، واتركه فارغًا.
- احفظ السند.
سلوك النظام بعد الحفظ:
عند حفظ السند النقدي بدون أي تخصيصات، سيتم ترحيل كامل المبلغ المدفوع تلقائيًا إلى حساب سلف العملاء – التزامات المحدد في بيانات الشركة.
طريقة بديلة: تقسيم الدفع
إذا قام العميل بدفع مبلغ واحد يغطي فاتورة بالإضافة إلى مبلغ زائد، يمكنك تقسيمه إلى سندين:
- السند النقدي الأول (للفاتورة):
أنشئ سند نقدي بمبلغ يساوي تمامًا قيمة فاتورة البيع.
- السند النقدي الثاني (سلفة):
أنشئ سند نقدي آخر بالمبلغ الزائد (مثل: 2,500) باتباع الطريقة الموصى بها أعلاه (بدون ربط أي فاتورة).
بهذه الطريقة تضمن أن المبالغ الزائدة تُرحَّل بشكل صحيح إلى حساب الالتزامات المخصص، مما يحقق معالجة محاسبية دقيقة وواضحة.