السند النقدي

السند النقدي هو سجل يشير إلى أنه تم إجراء دفعة مقابل فاتورة.

يمكن إجراء السند النقدي مقابل المعاملات التالية:

فاتورة البيع
فاتورة الشراء
أمر البيع (دفعة مقدمة)
أمر الشراء (دفعة مقدمة)
مطالبة نفقات
تحويل داخلي

في النظام، هناك خياران يمكن للمستخدم من خلالهما تسجيل الدفعة:

السند النقدي (الافتراضي)
قيد اليومية

فيما يلي رسومات بيانية لفهم التدفق:

في المبيعات:

في المشتريات:

للوصول إلى قائمة السند النقدي، انتقل إلى:

الصفحة الرئيسية > المحاسبة > الحسابات المدينة/الدائنة > السند النقدي

1. المتطلبات المسبقة

يمكن أيضًا إنشاء سند نقدي مباشرة ثم ربطه بأمر/فاتورة لاحقًا. قبل إنشاء واستخدام السند النقدي، يُنصح بإنشاء ما يلي أولًا:

إذا كنت تتابع دورة المبيعات/المشتريات، فستحتاج إلى ما يلي:

الإعداد:

شجة الحسابات
شركة (للحسابات الافتراضية)

2. كيفية إنشاء سند نقدي

عند اعتماد مستند يمكن إنشاء سند نقدي ضده، ستجد خيار الدفع تحت زر إنشاء.

قم بتغيير تاريخ الترحيل.
سيتم تعيين نوع الدفع بناءً على المعاملة التي تأتي منها. الأنواع هي 'قبض'، 'صرف'، و'تحويل داخلي'.
سيتم جلب نوع الاستاذ المساعد، الاستاذ المساعد، اسم الاستاذ المساعد تلقائيًا.
سيتم جلب الحساب المدفوع إليه والحساب المدفوع منه كما تم تعيينهما في نموذج الشركة.
سيتم جلب المبلغ المدفوع من الفاتورة.
احفظ واعتمد.

صورة متحركة

2.1 إنشاء دفعة يدويًا

لن يكون للسند النقدي الذي تم إنشاؤه يدويًا أي أمر/فاتورة مرتبط به. سيتم تسجيل المدفوعات التي تتم بهذه الطريقة في حساب العميل/المورد ويمكن تسويتها لاحقًا باستخدام أداة تسوية المدفوعات.

انتقل إلى قائمة السند النقدي وانقر على إضافة.
اختر نوع الأستاذ المساعد والعميل/المورد المعني.
اختر الحساب البنكي/النقدي المدفوع إليه والمدفوع منه. أدخل رقم الشيك والتاريخ إذا كان تحويلاً بنكيًا.
أدخل المبلغ المدفوع.
احفظ واعتمد.

3. الخصائص

3.1 تعيين وسيلة الدفع

طريقة الدفع: إدخال هذا يساعد في تصنيف إدخالات الدفع بناءً على طريقة الدفع المستخدمة. يمكن أن تكون وسائل الدفع بنك، نقد، تحويل بنكي، إلخ. > تلميح: في سجل طريقة الدفع الرئيسي، يمكن تعيين حساب افتراضي. سيتم جلب حساب الدفع الافتراضي هذا في السندات النقدية.

3.2 الدفع من/إلى

نوع الاستاذ المساعد: سواء كان عميل، مورد، موظف، مساهم، طالب، أو عضو في منظمة غير حكومية.
الأستاذ المساعد: الطرف المحدد الذي تم إجراء السند النقدي من أجله.
اسم الأستاذ المساعد: اسم الطرف المعني، يتم جلب هذا تلقائيًا.
الحساب البنكي للشركة: الحساب البنكي لشركتك.
الحساب البنكي للأستاذ المساعد: الحساب البنكي للطرف.
جهة الاتصال: إذا كان الطرف منظمة، فيمكن تخزين شخص جهة اتصال هنا.

3.3 الحسابات

رصيد الأستاذ المساعد: المبلغ الإجمالي المستحق قبضه أو دفعه من العميل أو المورد من الفواتير المعينة في السند النقدي الحالي. ستكون المبالغ المدفوعة موجبة وإذا تمت مدفوعات مقدمة، فستكون سالبة.
الحساب المدفوع منه: الحساب الذي سيتم خصم المبلغ منه عند إرسال الدفع.
الحساب المدفوع إليه: حساب شجرة الحسابات الذي سيتم إضافة المبلغ إليه عند اعتماد السند النقدي.
عملة الحساب: سيتم جلب عملات هذه الحسابات كما هي معينة في الحساب ولا يمكن تحريرها هنا. لمعرفة المزيد عن المعاملات بعملات متعددة.
رصيد الحساب: إجمالي رصيد المبلغ من جميع فواتير الحسابات المحددة.
المبلغ المدفوع: إجمالي المبلغ المدفوع للسند النقدي الحالي معروض في هذا الحقل.

ملاحظة: عند إنشاء السندات النقدية، سيتم جلب الحساب البنكي الافتراضي بالترتيب التالي إذا تم تعيينه: 1. الشركة 2. حساب طريقة الدفع الافتراضي 3. الحساب البنكي الافتراضي للعميل/المورد 4. التحديد اليدوي في السند النقدي

3.4 المراجع

جلب الفواتير المعلقة

يمكن استخدام هذا لإجراء مدفوعات لعدة فواتير مبيعات باستخدام سند نقدي واحد. عند إنشاء سند نقدي جديد، عند النقر على زر جلب الفواتير المعلقة أو زر جلب الأوامر المعلقة، سيتم جلب جميع الفواتير المعلقة والأوامر المفتوحة على التوالي للطرف. تحتاج إلى إدخال "المبلغ المدفوع" لرؤية هذا الزر. من هنا يمكن تحديد نطاق زمني والفواتير المراد جلبها.

إذا لم يقم الطرف بالدفع الكامل، فأدخل المبلغ المدفوع في حقل "المخصص".

إذا كان إنشاء السند النقدي لعميل، فسيتم تخصيص مبلغ الدفع مقابل فاتورة بيع. على نفس المنوال، عند إنشاء سند نقدي لمورد، سيتم تخصيص مبلغ الدفع مقابل فاتورة شراء.

جدول مراجع المدفوعات

النوع: سواء كان الدفع يتم مقابل أمر مبيعات، فاتورة مبيعات، أو قيد يومية.
الاسم: معرّف المعاملة المحدد يتم جلب/اختياره هنا.
المبلغ الإجمالي: المبلغ الإجمالي لفاتورة/قيد يومية واحدة في الصف.
المعلق أو المتبقي: المبلغ المستحق قبضه/دفعه لهذه الفاتورة.
المخصص: إذا كان المبلغ المدفوع أقل من مبلغ الفاتورة، فسيتم تخصيص المبلغ المدفوع فقط للفواتير التي تم جلبها في السند النقدي. قد يتم الدفع على أجزاء، على سبيل المثال، إذا كان هناك ثلاث فواتير بمبالغ 20، 20، 20، والمبلغ المدفوع هو 60، فسيتم توزيع هذا المبلغ المدفوع بالتساوي. قد تكون شروط الدفع متضمنة أيضًا.

ما هو المبلغ غير المخصص؟

عند إجراء سند نقدي في النظام وكان المبلغ المدفوع أكثر من إجمالي مبلغ الفاتورة، يتم تخزينه في حساب العميل/المورد. وبالتالي فإن هذا المبلغ حاليًا "غير مخصص". يمكن استخدام المبلغ غير المخصص مقابل فواتير مستقبلية.

على سبيل المثال، تقوم بإنشاء فاتورة مبيعات بإجمالي 1000 ودفع العميل 1500. عندما يتم إنشاء فاتورة أخرى لهذا العميل في المستقبل بقيمة 1000 مرة أخرى، يمكن استخدام الـ 500 المدفوعة مسبقًا.

3.5 الخصومات أو الخسارة

عند إنشاء سند نقدي مقابل فاتورة، قد يكون هناك بعض الاختلاف في المبلغ المدفوع الفعلي ومبلغ الفاتورة المعلق. قد يكون هذا الاختلاف بسبب أخطاء تقريب أو تغييرات في سعر صرف العملة. يمكنك تعيين حساب هنا حيث سيتم تسجيل مبلغ هذا الاختلاف.

يمكن شطب الخسارة/الخصومات. لنرى مثالاً هنا حيث المبلغ المدفوع هو 25 ولكن المبلغ المخصص هو 30 نظرًا لأن 30 هو المبلغ الذي يجب تحصيله وفقًا للفاتورة. سيكون "مبلغ الفرق" في هذه الحالة 5. يمكن أن يحدث مبلغ الفرق هذا بسبب الخصومات أو صرف العملات. يجب أن يكون مبلغ الفرق 0 من أجل اعتماد السند النقدي. يمكن ضبط هذا باستخدام زر إنشاء قيد فرق. سيتم ضبط المبلغ في حساب الشطب.

3.6 الشطب

يحدث الشطب عندما يكون المبلغ المدفوع أقل من المبلغ المخصص. أي أن المبلغ المتبقي يعتبر مفقودًا في مصاريف متنوعة أو أن هذا المبلغ لن يتم دفعه. يعتبر هذا خسارة.

3.7 بعد الاعتماد

احفظ واعتمد السند النقدي. عند الاعتماد، سيتم تحديث المبلغ المعلق في الفواتير.

إذا تم إنشاء سند نقدي مقابل أمر بيع أو أمر شراء، فسيتم تحديث حقل "الدفعة المقدمة المدفوعة" فيها. عند إنشاء فاتورة مقابل تلك المعاملات، سيتم تحديث السند النقدي تلقائيًا في تلك الفاتورة بحيث يمكنك تخصيص مبلغ الفاتورة مقابل السند النقدية المقدمة.

بالنسبة للدفعة الواردة (القبض)، سيتم ترحيل الحسابات على النحو التالي:

المدين: حساب البنك أو النقد
الدائن: العميل او المدينون

بالنسبة للدفعة الصادرة (الصرف):

المدين: المورد (دائن)
الدائن: حساب البنك أو النقد

4. حالات أخرى

4.1 سند نقدي بعملات متعددة

إذا كنت تريد الاحتفاظ بحساب مدينة/دائنة بعملة أجنبية، فقم بإنشاء حسابات بعملة أجنبية (مختلفة عن عملة الشركة) وربطها في حساب الطرف. على سبيل المثال:

يسمح لك النظام بالاحتفاظ بالحسابات والفواتير بعملات متعددة. إذا تم إنشاء فاتورة بعملة الأستاذ المساعد، يتم أيضًا إدخال سعر الصرف بين العملة الأساسية للشركة وعملة الأستاذ المساعد في الفاتورة.

ملاحظة: يجب إنشاء حساب عملاء/موردين منفصل وتحديده في فاتورة البيع/الأمر لكي يعمل صرف العملات بشكل صحيح. على سبيل المثال، إذا كان العميل من الولايات المتحدة، فقم بإنشاء حساب عملاء باسم "عملاء بالدولار الأمريكي".

عند إنشاء سند نقدي مقابل تلك الفاتورة، سيتم جلب سعر الصرف الحالي، ولكن يمكنك تعيين سعر الصرف في وقت الدفع لمطابقة سجلاتك.

انقر على زر تعيين ربح/خسارة صرف العملات لإضافة صف تلقائيًا لشطب مبلغ الفرق.

نظرًا لأن سعر صرف العملات يتقلب طوال الوقت، فقد يؤدي إلى اختلاف في مبلغ الدفع مقابل إجمالي الفاتورة. يمكن تسجيل مبلغ هذا الاختلاف في مبلغ ربح/خسارة صرف العملات.

يمكن أيضًا إجراء المدفوعات بشكل مستقل عن الفواتير عن طريق إنشاء سند نقدي جديد.

لمعرفة المزيد حول إدارة المعاملات بعملات متعددة قم بزيارة هذه الصفحة.

4.2 التحويل الداخلي

يُستخدم التحويل الداخلي في الحالات التي يتم فيها تحويل الأموال بين حسابات نفس الشركة. على سبيل المثال، إذا كان عميل من الولايات المتحدة يستخدم PayPal، فيمكن اعتبار تحويل الأموال من PayPal إلى حساب بنكي كتحويل داخلي.

يمكن إدارة التحويلات الداخلية التالية من السند النقدي:

بنك - نقد
بنك - بنك
نقد - نقد
نقد - بنك

4.3 إدارة سيناريوهات الدفع المختلفة

بالنسبة للفاتورة غير المدفوعة، المبلغ المعلق = الإجمالي. عند إنشاء السندات النقدية، ستقل القيمة في المبلغ المعلق.

في معظم الحالات، بخلاف المبيعات بالتجزئة، يكون الفوترة والمدفوعات أنشطة منفصلة. هناك عدة مجموعات يتم بها إجراء هذه المدفوعات. تنطبق هذه الحالات على كل من المبيعات والمشتريات.

يمكن أن تكون مقدمة (100% مقدما).
بعد الشحن. إما عند التسليم أو خلال أيام قليلة من التسليم.
جزء مقدماً وجزء عند التسليم أو بعده.
يمكن إجراء المدفوعات معًا لمجموعة من الفواتير.
يمكن إعطاء مدفوعات مقدمة معًا لمجموعة من الفواتير (ويمكن تقسيمها عبر الفواتير).

يسمح لك النظام بإدارة كل هذه السيناريوهات. يمكن إجراء جميع القيود المحاسبية (قيد دفتر الأستاذ) مقابل فاتورة بيع، فاتورة شراء أو سند نقدي مقدم (في حالات خاصة، يمكن أيضًا إنشاء فاتورة عبر فاتورة مبيعات).

إجمالي المبلغ المعلق مقابل فاتورة هو مجموع جميع القيود المحاسبية التي تم إجراؤها "ضد" (أو المرتبطة) بتلك الفاتورة. بهذه الطريقة يمكنك دمج أو تقسيم المدفوعات في السند النقدي لإدارة السيناريوهات.

4.4 الفرق بين السند النقدي وقيد اليومية

استخدام قيد اليومية يتطلب فهم الحساب الذي سيكون مدين أو دائن. في السند النقدي، تتم إدارته في الخلفية، وبالتالي يكون أبسط للمستخدم.
السند النقدي أكثر كفاءة في إدارة المدفوعات بالعملات الأجنبية.
يمكن طباعة الشيكات من السندات النقدية باستخدام تنسيق طباعة الشيكات.
لا يزال يمكن استخدام قيد اليومية لما يلي:
- تحديث الرصيد الافتتاحي في الحسابات.
- قيد إهلاك الأصول الثابتة.
- لضبط إشعار دائن مقابل فاتورة مبيعات وإشعار مدين مقابل فاتورة شراء، في حالة عدم حدوث أي دفعة على الإطلاق.

4.5 المدفوعات باستخدام قيد اليومية

لإجراء دفعة باستخدام قيد اليومية اتبع هذه الخطوات:

قم بتفعيل الدفع عبر قيد اليومية. انتقل إلى المحاسبة > الحسابات الرئيسية > إعدادات الحسابات، حدد خانة الاختيار "الدفع عبر قيد اليومية". <اسم الصورة>
عند اعتماد مستند يمكن إنشاء قيد يومية ضده، ستجد الدفع تحت زر إنشاء.
احفظ واعتمد قيد اليومية لتسجيل الدفع مقابل الفاتورة.