سند الدفعة المقدمة
الدفعة التي يقوم بها العميل أو المورد قبل إرسال الفاتورة تُعرف باسم الدفعة المقدمة.
عادةً ما يتم الدفع المسبق في صفقات ذات قيمة عالية. لنتأمل المثال التالي: تقدم العميل محمد بطلب لشراء صنف من الأثاث الفاخر بتكلفة 2,400 دولار. طُلب منها تقديم دفعة مقدمة قبل أن تبدأ ورشة الأثاث العمل على طلبها. فقامت بدفع مبلغ 1,000 دولار نقدًا.
في النظام، يتم إنشاء قيد الدفعة المقدمة باستخدام مستند سند نقدي. إذا كان هناك امر بيع موجود، يمكنك إنشاء سند نقدي مباشرةً للمبلغ المقدم. وإلا، يمكنك أيضًا إنشاء سند نقدي منفصل للعميل. بنفس الطريقة، يمكنك إنشاء سند دفعة مقدمة للمورد أيضًا، وذلك من خلال امر الشراء.
ملاحظة مهمة: إذا لم يكن الدفع مرتبطًا بفاتورة، فإنه يُعتبر دفعة مقدمة. تنعكس المدفوعات المقدمة في تقارير اعمار المديونية للعملاء (الحسابات المدينة) و تقرير اعمار المديونية للموردين (الحسابات الدائنة).
1. المتطلبات الأساسية
لإنشاء سند دفعة مقدمة، يجب إنشاء العناصر التالية أولاً:
الأستاذ المساعد (عميل / مورد)
حساب الدفع (حساب بنكي أو حساب نقدي)
2. طريقة إنشاء سند الدفعة المقدمة
بمجرد اعتماد امر بيع أو امر شراء، ستجد خيارًا لإنشاء دفعة ضده. يمكنك أيضًا إنشاء سند نقدي جديد واختيار القيم يدويًا (مثل الأستاذ المساعد وحساب الدفع). فيما يلي خطوات إنشاء دفعة مقدمة مقابل امر بيع:
انتقل إلى مستند امر البيع وانقر على إنشاء > دفع.
قم بتعيين/التحقق من الحسابات المالية تلقائيًا.
احفظ ثم اعتمد المستند.
يُعتبر أي سند نقدي غير مرتبط بفاتورة كدفعة مقدمة من قبل النظام.
الأثر المحاسبي (القيد المزدوج): إذا قدم العميل مبلغ 5,000 دولار كدفعة نقدية مقدمة، فسيتم تسجيلها كقيد دائن في حساب الذمم المدينة الخاص بالعميل. لموازنة هذا القيد [وفقًا لنظام القيد المزدوج]، يتم اعتبر حساب كمدين النقدية الخاص بالشركة بمبلغ 5,000 دولار.
2.2 تخصيص الدفعات المقدمة في الفاتورة
عند إنشاء فاتورة، يمكنك التحقق مما إذا كان هناك دفعات مقدمة مقابل ذلك الأستاذ المساعد.
عند النقر على زر جلب الدفعات المقدمة، سيقوم النظام باسترجاع سندات الدفعات المقدمة الموجودة لذلك الأستاذ المساعد.
بمجرد استرجاع سندات الدفعات المقدمة، يمكنك تخصيص مبلغ الدفعة المقدمة مقابل هذه الفاتورة.
سيؤدي هذا التخصيص إلى تقليل المبلغ المستحق لتلك الفاتورة على الفور.
احفظ ثم اعتمد فاتورة البيع.